Doorbelaste kosten, zo doe je dit goed voor inkomstenbelasting en btw.
Je schiet iets voor, je stuurt het door naar je klant, klaar.
En toch gaat het hier vaak mis. Niet omdat jij dom bent, wel omdat "doorbelasten" eigenlijk twee totaal verschillende dingen kan betekenen.
We bekijken het op twee sporen. Inkomstenbelasting en btw, lekker helder.
Eerst maken deze keuze:
1) Het hoort bij jouw dienst
Jij leverteen dienst, en je rekent kosten door die daarbij horen. Denk aan reiskosten, parkeerkosten, verzendkosten, materialen.
Dan is het simpel Je hebt kosten in je bedrijf. En je hebt omzet, omdat je die kosten doorrekent.
2) Jij bent alleen een doorgeefluik
Je betaald iets dat eigenlijk van je klant is. Op naam van je klant, voor rekening van je klant. Dat heet een doorlopende post. Dit is dus niet jouw omzet, en ook niet jouw kosten. Als je dit goed kiest, wordt de rest ineens rustig.
Inkomstenbelasting, wat doet dit met je winst
1) Als het hoort bij jouw dienst
Je boekt de kosten, en je boekt de opbrengst.
Voorbeeld;
Je betaalt 25 euro parkeerkosten.
Je zet 25 euro op de factuur.
Resultaat:
Kosten 25 euro, opbrengst 25 euro.
Je winst verandert vaak niet, maar je administratie klopt wel.
2) Als je een doorgeef luik bent
Je laat het niet via je winst lopen.
Je gebruikt een tussenrekening. Alsof je even de portemonnee vasthoudt voor iemand anders. En daarna geef je hem terug.
Btw, wanneer reken je btw en wanneer niet
1) Als het hoort bij jouw dienst
Meestal reken je btw over het hele bedrag dat je aan je klant factureert. Dus ook over die doorberekende kosten.
Voorbeeld:
Je factuur is coaching met 21% btw.
Je zet er reiskosten bij.
Dan lopen die reiskosten meestal gewoon mee op 21% btw.
2) Als je een doorgeefluik bent
Doorlopende post betekent, buiten de btw.
Maar alleen als het echt zo is ingericht. Dus op naam van je klant, en je klant is de echte afnemer.
Vier voorbeelden zodat je het meteen ziet
1) Reiskosten bij een dienst
Jij reist voor je klant, jij factureert je dienst, jij zet reiskosten op de factuur.
Dit is als het hoort bij jouw dienst.
2) Verzendkosten bij een levering
Je verkoopt iets en rekent verzendkosten door aan je klant.
Dit is als het hoort bij jouw dienst/product.
3) Software abonnement op naam van jouw klant
Bijvoorbeeld Microsoft 365, Zoom, Plugin tools. Factuur op naam van je klant.
Dit is als het hoort bij jouw klant
4) Hotel voor jouw klus
Jij boekt het hotel, jij bent de contractpartij.
Jij verwerkt het in je opdracht
Dit is als het hoort bij jouw dienst
Zo boek je dit in Moneybird of een ander boekhoudprogramma
Als de kosten horen bij jouw dienst
1. Boek de kosten als kosten, dus een bon of inkoopfactuur onder inkomend (inkoop of waar je ook je andere kosten boekt).
2. Zet op je verkoopfactuur een regel met het doorbelaste bedrag.
3. Tip, maak een aparte omzetcategorie aan bijvoorbeeld doorbelaste kosten, dan zie je het netjes terug.
Gebruik dit op je factuurregels als je kosten doorrekent die bij jouw dienst horen ,. Dus jij bent de leverancier richting klant.
Voorbeeldregels:
1. Reiskosten afspraak op locatie 45km
2. Parkeerkosten afspraak op lokatie
3. Verzendkosten materialen
4. Materiaalkosten project
Tip! Zet er een korte context bij, dan snapt je klant het meteen, en jij over drie maanden ook.
Kort gezegd, kosten blijven kosten . Doorbelasting is omzet.
Als je een doorgeef luik bent
Dit wil je niet op je omzet en kosten hebben.
1. Maak een balansrekening aan, bijvoorbeeld "tussenrekening doorlopende posten".
2. Boek de betaling daarop.
3. Zet op de verkoopfactuur een regel "doorlopende post', en laat die ook via die tussenrekening lopen.
Gebruik dit alleen als de kosten op naam van je klant staan, en jij ze alleen hebt voorgeschoten.
Voorbeeldregels:
1. Doorlopende post. Domeinnaam registratie op naam van klant, exact doorbelast
2. Doorlopende post. Licentie software op naam van klant, exact doorbelast.
3. doorlopende post. Print en drukwerk besteld op naam van klant, exact doorbelast
Let op, bij doorlopende posten zet je het bedrag een op een door.
Voorbeeld voor onder de factuurregel of onderaan je factuur bij opmerkingen
Doorlopende post, deze kosten zijn gemaakt op naam en voor rekening van opdrachtgever en worden 1 op 1 doorbelast.
Hiermee voorkom je dat je winst groter wordt dan de werkelijkheid.
Vijf missers die ik steeds opnieuw zie
1. Geen btw factureren terwijl het gewoon bij je dienst hoort.
2. Alles doorlopende post noemen, omdat het lekker klinkt
3. Alleen de opbrengst boeken en de kosten vergeten
4. Geen duidelijke omschrijving op je factuur, waardoor je later zelf gaat twijfelen
5. Geen naam van de klant op de originele factuur laten zetten Dit gaat zo vaak mis en dan kun je dit later niet meer rechtzetten.
Mini beslisboom voor jou
Stel jezelf 1 vraag.
Ben jij de leverancier? Staat het factuur op jouw naam?
Dan bereken je btw over het gehele bedrag en is het omzet..
Ben je alleen een doorgeefluik en staat het factuur op naam van jouw klant.
Dan buiten de btw en zijn het geen kosten.
Twijfel je. Ga dan niet creatief doen en kies de veilige optie de kosten horen bij mijn dienst, dan zit je zelden fout.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
** ** Moeiteloos begint bij begrijpen. Voor ondernemers die hun administratie willen snappen en zelf willen doen.
