Je rijdt naar een klant, pakt onderweg even de supermarkt mee en in het weekend gaat dezelfde auto vrolijk mee naar familie. Je telefoon staat op naam van de zaak, maar je appt er net zo hard privé mee.
En die laptop, overdag offertes s'avonds een serie.
De belastingdienst vind dat allemaal prima.
Tot je alles als zakelijke kosten opvoert.
In dit blog neem ik je mee in hoe privégebruik werkt voor jou als ondernemer.
Met twee sporen tegelijk, inkomstenbelasting en BTW.
En hoe je dat in je boekhoudprogramma netjes verwerkt, zonder dat je een halve fiscalist hoeft te worden.
Aan het einde geef ik ook een optie als je denkt, leuk verhaal, maar laat mij dat gewoon stap voor stap in Moneybird zien.
Privégebruik, waarom de belastingdienst meekijkt
De kern is heel eenvoudig
Je doet uitgaven via je bedrijf.
Maar jij of je gezin heeft daar privé ook plezier van.
Denk aan...
- auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt
- telefoon en internet
- laptop of PC thuis
- soms zelfs je internetabonnement
Voor de belastingdienst zijn dat gemengde kosten, een deel zakelijk, een deel privé.
En dat raakt twee verschillende soorten belasting.
1. Inkomstenbelasting, daar gaat het om je winst uit onderneming
2. BTW, daar gaat het om welke btw je mag terugvragen en welke btw je juist moet terugbetalen
Daarom loopt privégebruik altijd over twee sporen tegelijk.
De twee sporen inkomstenbelasting en btw
Eerst het overzicht dan kom ik met wat voorbeelden.
Spoor 1, inkomstenbelasting, bijtelling en correcties
Bij de inkomstenbelasting kijkt de Belastingdienst naar je winst
- zakelijke kosten verlagen je winst
- privé-uitgaven mag je niet als kosten opvoeren
- gemengde kosten mag je alleen voor het zakelijke deel meenemen
Voor sommige zaken is daar een speciale regeling voor bedacht.
De bekendste is de bijtelling privé gebruik auto van de zaak.
Heb je een auto op de balans staan en rijd je er meer dan 500 kilometer per jaar privé mee.
Dan moet je een bedrag bij je winst optellen, de bijtelling.
Op dit moment is voor veel auto's het percentage van 22 procent van de cataloguswaarde, en voor een youngtimer is de bijtelling
35 procent van de waarde in het economisch verkeer. Dat wil zeggen niet de oude nieuwprijs, maar wat de auto nu ongeveer waard is.
Wil je de waarde van je auto bepalen via de site van de belastingdienst, klik op de link Waarde van de auto bepalen– Belastingdienst
Belangrijk om te weten percentages en grenzen kunnen per jaar veranderen. In je eigen aangifte kijk je altijd naar de actuele regels bij de belastingdienst.
Onder de 500 kilometer privé heb je geen bijtelling nodig, wat je dan wel nodig hebt is een sluitende rittenadministratie.
Niet alleen auto
Bij de auto is het netjes geregeld met officiële percentages.
Maar het principe geldt net zo goed voor andere middelen.
- bij telefoon en internet mag je alleen het zakelijk deel van de kosten aftrekken
- datzelfde geld voor laptop, computer en internet thuis
Ook daar geld, privé deel is geen kosten voor je onderneming.
Spoor 2, BTW correctie privégebruik
De tweede trein die tegelijk rijdt, is de btw
Hoofdregel
Je mag alleen btw terugvragen over het deel dat echt zakelijk is.
Gebruik je een zakelijke auto, telefoon of laptop ook privé.
Dan moet je voor de btw een correctie doen voor dat privégebruik.
Bij de auto van de zaak kan dat op twee manieren.
- op basis van de werkelijke verhouding zakelijk en prive, als je die netjes bijhoudt
- of via een forfait, als je geen administratie hebt van het privégebruik hebt
Even in gewone taal.
Een forfait is een vast percentage dat je mag gebruiken als je niet precies bijhoud hoeveel je zakelijk of privé rijdt.
Je rekent dan niet alles helemaal uit, maar past een standaard percentage toe die de Belastingdienst daarvoor heeft bedacht.
Heb je geen sluitende administratie voor de auto.
Dan mag je een vast btw correctie van 2,7% van de catalogusprijs gebruiken inclusief btw en bpm.
Vanaf het 5e jaar mag je in veel gevallen uitgaan van 1,5% van de catalogusprijs..
De correctie geef je aan in je laatste btw aangifte van her jaar bij het onderdeel privégebruik.
Bij telefoon, internet of laptop maak je een redelijke inschatting van hoeveel je zakelijk gebruikt.
Over dat deel mag je de btw aftrekken, het privé deel niet.
Voorbeelden, auto, telefoon en laptop
Laten we het concreet maken.
Auto van de zaak
Situatie
- de auto staat op de balans van je onderneming
- je rijdt er zowel zakelijk als privé mee
- je komt boven de 500 kilometer privé uit
Dan heb je meestal drie dingen.
1. je boekt alle autokosten als zakelijke kosten
2. je telt via de bijtelling een bedrag bij je winst voor. de inkomstenbelasting
3. je doet een btw correctie prive gebruik in je laatste btw aangifte van een boekjaar
Zo blijft het netjes.
De auto blijft zakelijk, maar de belastingdienst krijgt haar deel over het privégebruik.
Auto privé, kilometers zakelijk
Gebruik je je privé auto voor je bedrijf.
Dan gaat het anders.
- geen auto op de balans
- je vergoedt jezelf een bedrag per zakelijke kilometer
- dat bedrag is kosten in je onderneming
- over de privé auto zelf heb je geen bijtelling
Hier blijft privé ook echt privé, je vergoedt alleen de zakelijke kilometers.
Telefoon en internet
Bij telefoon en internet voelt het vaak dat het volledig zakelijk is.
Tot je eerlijk naar je gebruik kijkt.
Stel, je schat in dat je telefoon ongeveer 70% zakelijk gebruikt.
- dan voer je ook 70% van de kosten als zakelijke kosten op
- over dat deel trek je de btw af
- de overige 30% is prive en gaat niet in je kosten en niet in je btw
Je hoeft daar geen ingewikkelde berekeningen per minuut voor te maken.
Maar je moet je inschatting wel kunnen uitleggen als er ooit vragen komen.
Hoe verwerk je privé gebruik in je boekhoudprogramma
Dan de vraag die je waarschijnlijk al de hele tijd in je achterhoofd hebt.
Leuk verhaal maar hoe regel ik dat in mijn boekhoudpakket
In grote lijnen werkt het in elk boekhoudprogramma het zelfde.
Stap 1. boek je kosten zoals ze echt zijn
Je begint gewoon bij de werkelijkheid
- autokosten, telefoon, internet, laptop, je boekt ze als zakelijk uitgaven op de juiste categorie
- als je al weet dat iets voor een deel ook privé is, kun je er soms direct kiezen om alleen het zakelijke deel in te boeken
Voorbeeld telefoon direct verdelen
Factuur telefoon is 100 euro inclusief btw
Je schat 70% zakelijk, 30% privé
In je boekhouding
- je boekt 70 euro op telefoonkosten
- je boekt 30 euro op onttrekkingen privégebruik of privé opnamen
- je trekt alleen de btw over die 70 euro zakelijk gebruik af
Je hoeft dan aan het eind van het boekjaar geen correctie te doen voor dat factuur.
Je hebt het privé deel er meteen uitgehaald
Stap 2. Corrigeer het privé deel in je winst
Aan het einde van het jaar kijk je.
- heb ik middelen met privégebruik waar een bijtelling of correctie voor nodig is
- dan maak je een extra (memoriaal)boeking, bijvoorbeeld op een grootboek als correctie privégebruik of onttrekking-privé
- daarmee verhoog je je winst met het privédeel
Hoe die grootboekrekening precies heet verschilt per programma.
Gebruik je een online-boekhoudprogramma zoals Moneybird, dan heeft dat vaak een eigen grootboekcategorie voor correcties privégebruik.
Voorbeeld journaalpost, bijtelling privégebruik auto (inkomstenbelasting)
Stel je hebt een auto van de zaak
Je berekent voor dit jaar een bijtelling van 1500 euro
Een veelgemaakte boeking voor een eenmanszaak is dan.
Debet: privé, onttrekking of rekening courant van de ondernemer
Credit: autokosten of privégebruik autokosten
Wat gebeurt hier in gewone taal
- je vermindert je zakelijke kosten met 1500 euro, daardoor wordt je winst hoger
- je boekt hetzelfde bedrag naar prive, omdat dat deel van het autogebruik eigenlijk bij jou persoonlijk hoort
Je ziet, je voegt niets toe aan je bankrekening
Je verdeeld alleen de kosten eerlijker tussen bedrijf en privé.
Stap 3. btw corrigeren in de laatste aangifte
Voor de btw loopt er een tweede lijn
- je trekt gedurende het hele jaar de btw over het zakelijke deel af
- in de laatste aangifte van het jaar corrigeer je het privégebruik, bijvoorbeeld bij het onderdeel privégebruik auto of andere gemengde kosten
Voorbeeld
Stel je voor je komt uit op een btw correctie van 540 euro
Dit geef je aan in je laatste aangifte van een boekjaar bij het onderdeel privé gebruik
In je boekhouding kan je dit zo verwerken
Debet: autokosten of privégebruik auto 540 euro
Credit: af te dragen btw of te betalen btw 540 euro
Wat gebeurt er hier
- het btw bedrag dat je moet terugbetalen aan de Belastingdienst, zet je op de rekening af te dragen btw
- tegelijkertijd boek je dat bedrag als extra autokosten, omdat dit in feite een extra kostenpost is door privégebruik
Daarmee sluit de btw netjes aan op hoe je je spullen echt gebruikt.
Veelgemaakte fouten bij privégebruik
Een paar dingen die ik in administraties regelmatig tegenkom
1. Wel bijtelling doen, geen btw correctie
De inkomstenbelasting klopt redelijk, maar in de btw lijkt het of alles 100% zakelijk was.
2. Telefoon volledig zakelijk boeken zonder nadenken
Terwijl hij in de praktijk de hele dag door ook privé wordt gebruikt
3. Privé kilometers en btw door elkaar halen
Voor de btw geld woon werk verkeer bijvoorbeeld privé ook al voelt het voor jou zakelijk.
4. Uitgaan van onder de 500 kilometers zonder bewijs
De Belastingdienst verwacht dan een sluitende administratie, geen ruwe schatting.
5. Oude percentages blijven gebruiken
Percentages voor de bijtelling forfaits kunnen wijzigen en dat doen ze ook regelmatig..
Checklist wat kun je nu al doen
Wil je vandaag iets doen met dit onderwerp, dan kun je met deze mini checklist beginnen.
1. Maak een lijst met alles je zakelijk betaald maar ook privé gebruikt
Auto, telefoon, internet, laptop.
2. Noteer per onderdeel hoe je het nu verwerkt
Auto op de balans of prive, telefoon volledig zakelijk of
3. Check kort de actuele regels bij de Belastingdienst
Bijvoorbeeld de pagina over privégebruik auto van de zaak, btw correctie privégebruik en bijtelling youngtimer
4. Plan een vast moment in je jaarafsluiting
Een keer per jaar bewust langs je privégebruik, inkomstenbelasting en btw.
Extra stap, elke maand een korte Moneybird mini uitleg
Lees je dit blog en denk je.
Fijn dat ik nu weet hoe het werkt maar ik wil ook zien waar ik moet klikken.
In mijn nieuwsbrief deel ik maandelijks
- een korte praktische uitleg over een boekhoudthema zoals privégebruik of investeringsaftrek.
- een mini uitleg video waarin ik in Moneybird laat zien hoe je het doet
Als je al op mijn maillijst staat en deze nieuwsbrief binnenkreeg dan heb je een minidemo over dit onderwerp al klaar staan.
Sta je nog niet op mijn lijst.
Dan kun je je inschrijven voor mijn nieuwsbrief en krijg je de volgende edities gewoon in je mailbox, inclusief de Moneybird mini die daarbij hoort.
De link om je in te schrijven zet ik bij de blog zodat je zelf kunt kiezen of je mee wilt lezen.
Nieuwsbrief aanmelden
En merk je dat je blijft twijfelen of dat je bijtelling of btw-correcties spannend vindt. Dan is dit precies zo'n onderwerp waar een 1 op 1 sessie je enorm kan opluchten.
Samen lopen wij door jouw situatie heen, kiezen wij een aanpak die bij jou past en zorg je dat jouw administratie en aangifte dit netjes volgen.
Kijk er gerust even naar als je daar aan toe bent.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
**Moeiteloos begint bij begrijpen
Niet voor wegduikers wel voor doeners die hun administratie willen snappen.
Door Tamara van Windt | Boekhoud Mentor voor zzp'ers.
Ik leer zzp'ers zelf hun administratie doen, zodat je snapt wat je doet en rust krijgt in je boekhouding.
Zo ben je niet meer afhankelijk van wat iemand jou ooit beloofd heeft in vakjargon.
